Un oficio es un documento escrito, realizado y emitido por una organización con el fin de comunicar una determinada acción administrativa a terceros.
En el ámbito de las empresas e instituciones, el empleo de un oficio responde a la necesidad de establecer contacto por escrito entre distintas partes.
Organismos de toda naturaleza emplean este tipo de documento a la hora de dar constancia de sus actos frente a terceros. De este modo, anuncian el inicio de un determinado proceso.
El oficio administrativo se considera la modalidad más extendida en la actividad cotidiana de las distintas Administraciones Públicas. Mediante su uso, las comunicaciones interpersonales pueden ser mejoradas.
Tipos de oficio
Cabe señalar que existen diversos tipos de oficio, según se atienda al receptor del mismo:
- Interno: Este tipo sirve para mejorar la comunicación interpersonal. Es decir, dentro de una plantilla o entre diversos departamentos se comunica formalmente un proceso administrativo.
- Externo: La intención por parte de la organización es establecer un anuncio público sobre un acto administrativo. En otras palabras, pretende comunicar el mismo a la Administración o a otras personas físicas o jurídicas. Un ejemplo es el oficio administrativo.
- Múltiple: Existen casos en los que es necesario realizar una comunicación a varios destinatarios empleando el mismo contenido.
Características principales del oficio
Frente a otras herramientas comunicacionales existentes en el ámbito de las organizaciones, el oficio destaca gracias a los siguientes rasgos:
- Amplia aplicación: Está extendido tanto en Administraciones Públicas u oficiales como en el sector privado, por parte de compañías de todo tipo.
- Validez: La emisión, por parte de una empresa o institución, de un oficio sirve para dejar constancia de sus actos o de distintos procedimientos.
- Tono y criterio: Este tipo de comunicaciones deben plantearse de modo asertivo, neutro y formal, debido a su objetivo comunicacional.
- Brevedad: No se trata de informes detallados que requieran de gran extensión. La organización debe plantear los principales datos del proceso administrativo.
- Estructura definida: Este tipo de comunicaciones cuenta con esquema básico empleado frecuentemente.
Estructura de un oficio administrativo
Frente a otras modalidades en términos de comunicados empresariales, los oficios de tipo administrativo siguen un esquema delimitado por las siguientes partes:
- Cabecera: Permite delimitar el asunto del mensaje, así como su intención.
- Destinatario: Señala el órgano o el individuo al que se dirige la comunicación.
- Identificación y registro: Identifica el número de emisión para facilitar su posterior seguimiento o registro dentro de la Administración.
- Cuerpo: Contenido explicativo del mensaje que se pretende trasladar a terceros.
- Firma: Expresa la fecha concreta y la ubicación en que se realiza el comunicado.
¿Para qué sirve el oficio administrativo?
Es necesario señalar que, en el contexto de la Administración Pública, es más frecuente encontrar este tipo de documentos. En este sentido, permiten a la Administración la emisión de certificaciones, sanciones u otros muchos mensajes habituales, que deben notificar a la ciudadanía.
En ese sentido, en un sinfín de ocasiones, es el modo en el que las instituciones públicas transmiten sus comunicaciones a distintos órganos, o incluso al ciudadano común.
FAQs
Definición. El oficio es un documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar una actuación administrativa relacionada con un procedimiento. Es el documento más común dentro de la correspondencia administrativa y, por tanto, esencial en la comunicación escrita interpersonal de la Administración.
¿Qué son los oficios? ›
Ocupación o profesión de una persona, aquello a lo que se dedica para ganarse la vida, en especial si se relaciona con labores manuales o artesanales.
¿Qué es una carta u oficio? ›
Es un documento oficial, que ha sido realizado con la finalidad de establecer comunicación entre particulares, empresas o instituciones.
¿Qué es un oficio y 5 ejemplos? ›
Un oficio se suele relacionar a trabajos manuales o tareas que se aprenden mientras se está trabajando en un área determinada. Podemos mencionar como ejemplos de oficios a los zapateros, carpinteros, los gasistas, reparadores de PC y de celulares, cocineros, electricistas, peluqueros y barberos, etc.
¿Qué significa emitir de oficio? ›
de oficio (ex officio)
Expresión que se utiliza en el ámbito jurídico cuando un trámite o diligencia administrativa o judicial se inicia sin necesidad de solicitud de parte interesada; es decir, no es a instancia de parte.
¿Cuáles son los tipos de oficio? ›
CLASES DE OFICIOS
- Oficio simple o directo.
- Oficio múltiple.
- Oficio de transcripción.
Ejemplo de Oficio:
Carpintero, cerrajero, mecánico, electricista, conductor, albañil, fontanero, cerrajero, pintor, tapicero, camarero, pescador, frutero, carnicero, pastor, agricultor, herrero, sastre, y una larga lista más.
¿Qué diferencia hay entre la hoja carta y oficio? ›
Tamaños y dimensiones de página
| Tamaño de papel | Dimensiones |
|---|
| Tamaño automático | Definido por el usuario |
| Carta | 8,5 x 11 pulgadas |
| Anchura de carta | 11 x 8,5 pulgadas |
| Oficio | 8,5 x 14 pulgadas |
12 more rowsSi deseas presentar tu reclamo o petición por escrito, debes incluir estos datos en tu carta:
- Fecha y ciudad en donde será radicada la petición.
- Nombre de la persona o autoridad a la que va dirigida la petición.
- Nombre completo del ciudadano que hará la petición.
- Número de cédula o documento de identificación.
Se trata de oficios que se crearon recientemente y que ya son una gran parte de la vida moderna gracias al desarrollo de la tecnología y de internet.
Utilice ex officio para describir un puesto que alguien obtiene automáticamente debido a otro trabajo o puesto que ya ocupa. Por ejemplo, el vicepresidente de los Estados Unidos es el presidente ex officio del Senado. Ex officio es una frase latina que puede usarse como adjetivo o adverbio.
¿Qué son los oficios y para qué son? ›
Definición. El oficio es un documento que emite un organismo oficial, cuyo fin es comunicar una actuación administrativa relacionada con un procedimiento. Es el documento más común dentro de la correspondencia administrativa y, por tanto, esencial en la comunicación escrita interpersonal de la Administración.
¿Cómo explicar a los niños que es un oficio? ›
Un oficio es la ocupación que desempeña una persona y que generalmente, no se aprende en un curso ni en la universidad, sino que observando a otras personas que los desempeñan.
¿Qué es un oficio en México? ›
Oficio. En el lenguaje parlamentario mexicano, es el medio de comunicación formal con el que se remite al Congreso de la Unión cualquier información o documento, o se le solicita atención sobre asuntos de su interés y que son competencia del Poder Legislativo.
